O que mudou na consulta de NF-e?
A partir de novembro de 2021, a SEFAZ implementou novas regras para a consulta de Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) por meio do Portal da NFe. Essas mudanças afetam diretamente o acesso aos documentos fiscais e podem gerar impactos para as empresas que não se adaptarem às novas diretrizes.
A principal mudança reside na geração do Número Sequencial Único (NSU), que agora considera apenas os usuários que consultaram XMLs nos últimos 60 dias. Isso significa que, se você não fizer nenhuma consulta nesse período, a geração do NSU será interrompida, podendo haver “buracos” no histórico de documentos da sua empresa.
Para entender melhor as implicações dessa mudança, é importante analisar as diferentes situações:
Usuários que consultam XMLs regularmente (últimos 60 dias):
- A geração do NSU continuará normalmente, sem interrupções.
- O histórico de documentos fiscais estará completo, sem “buracos”.
Novos usuários (que nunca consultaram XMLs):
- A geração do NSU começará a partir da primeira consulta.
- Não haverá geração retroativa de NSU para documentos anteriores.
Usuários que não consultam XMLs há mais de 60 dias
- A geração do NSU será interrompida.
- A próxima consulta retornará o erro “cStat=137 – Nenhum documento localizado”.
- O NSU só será gerado novamente a partir da próxima consulta após o período de inatividade.
- Não haverá geração retroativa de NSU para o período de inatividade.
Considerações importantes:
- A verificação da utilização do serviço é feita pelo CPF ou CNPJ-base presente na requisição XML.
- É fundamental manter o Certificado Digital válido para garantir a consulta e o download de XMLs.
Quais são os impactos da SEFAZ para a sua empresa?
As novas regras da SEFAZ podem gerar diversos impactos para as empresas que não se adaptarem às mudanças:
Perda de Acesso a Documentos Fiscais:
- Multas e Sanções – A indisponibilidade de NFe pode levar a penalidades fiscais significativas, impactando negativamente o caixa da empresa e sua reputação.
- Dificuldade na Gestão Fiscal – A falta de documentos impede a análise precisa da situação fiscal da empresa, dificultando a tomada de decisões estratégicas e a otimização dos recursos.
- Prejuízos Financeiros – A perda de NFe pode ocasionar a perda de créditos fiscais, aumentando a carga tributária da empresa e impactando negativamente seus resultados.
- Dificuldade em Atendimento a Fiscalizações – A ausência de documentos fiscais pode dificultar o atendimento a solicitações do Fisco, levando a multas e sanções adicionais.
- Risco de Reputação – A empresa pode ter sua imagem e reputação manchadas por problemas com o Fisco, gerando perda de clientes e parceiros.
Dificuldade na Recuperação de Documentos:
- Processo Moroso e Complexo – A recuperação de documentos antigos exige tempo e esforço consideráveis, desviando recursos da empresa de suas atividades principais.
- Custos Adicionais – A busca por documentos antigos pode gerar custos extras com serviços especializados, aumentando os gastos da empresa.
- Risco de Perda Definitiva – A recuperação de documentos antigos pode ser impossível em alguns casos, gerando perda irreparável de informações importantes.
- Dificuldade em Comprovar Transações – A falta de documentos fiscais pode dificultar a comprovação de transações comerciais, impactando a confiabilidade da empresa em seus negócios.
Incompatibilidade com Softwares de Gestão Fiscal:
- Falhas na Consulta de NFe – Softwares desatualizados podem apresentar falhas na consulta de documentos, gerando atrasos e impedindo o acesso a informações importantes.
- Perda de Produtividade – A incompatibilidade com as novas regras da SEFAZ pode levar à perda de produtividade e à necessidade de retrabalho, impactando negativamente a eficiência da empresa.
- Custos com Atualização – A atualização do software de gestão fiscal pode gerar custos adicionais para a empresa, impactando seu orçamento.
- Risco de Erros na Escrituração Fiscal – Softwares desatualizados podem gerar erros na escrituração fiscal da empresa, levando a multas e sanções.
Risco de Erros e Inconsistências na Escrituração Fiscal:
- Multas e Sanções – A falta de documentos fiscais e inconsistências na escrituração podem levar a multas e sanções significativas por parte do Fisco.
- Prejuízos à Imagem da Empresa – A empresa pode ter sua imagem e reputação manchadas por problemas com o Fisco, gerando perda de clientes e parceiros.
- Dificuldade em Regularizar a Situação – Regularizar a situação com o Fisco pode ser um processo moroso e complexo, exigindo tempo e recursos da empresa.
- Risco de Ação Judicial – Em casos graves, a empresa pode ser alvo de ações judiciais por parte do Fisco, com sérias consequências financeiras e legais.
Como evitar problemas com a sua empresa?
As novas regras da SEFAZ para consulta de NF-e podem gerar diversos impactos para as empresas que não se adaptarem às mudanças. Para evitar esses problemas, é fundamental que as empresas adotem medidas proativas e eficazes.
Adote um Software de Automação Fiscal Robusto e Seguro
- Plataformas como o Notafiscal.io e automatizam a consulta e o download de XMLs da SEFAZ
- Consulta Automática Periódica – A plataforma realiza a consulta de NFe em intervalos regulares, garantindo a continuidade do NSU e a preservação do histórico de documentos.
- Download Automático de XMLs – Os XMLs das notas fiscais são baixados automaticamente para o armazenamento seguro na plataforma, evitando perda de dados e facilitando o acesso.
- Redução da Carga de Trabalho Manual – A automatização da consulta e do download de XMLs libera tempo e recursos da equipe para atividades mais estratégicas.
Softwares de automação fiscal garantem a segurança e a confiabilidade do processo de consulta de NF-e:
- Autenticidade e Integridade dos Documentos – A plataforma garante a autenticidade dos XMLs baixados da SEFAZ, assegurando a integridade dos dados fiscais.
- Proteção contra Fraudes e Ataques Cibernéticos – A plataforma utiliza medidas de segurança robustas para proteger os dados fiscais contra fraudes e ataques cibernéticos.
- Criptografia de ponta a ponta – A plataforma garante a criptografia dos dados fiscais durante a consulta, download e armazenamento, protegendo a confidencialidade das informações.
- Redução da Carga de Trabalho Manual – A automatização da consulta e do download de XMLs libera tempo e recursos da equipe para atividades mais estratégicas.
Otimização do tempo e dos recursos da empresa:
- Redução do Tempo Manual – A automatização elimina a necessidade de consultas manuais, liberando tempo para atividades estratégicas.
- Aumento da Produtividade – A plataforma otimiza o processo de consulta e download de NFe, aumentando a produtividade da equipe.
- Redução de Custos – A automatização pode reduzir custos com mão de obra e armazenamento de documentos fiscais.
Mantenha o Certificado Digital Sempre Válido e Seguro:
- O Certificado Digital é essencial para autenticar o acesso à SEFAZ e baixar os XMLs das notas fiscais
- Acesso Seguro ao Portal da SEFAZ – O certificado garante a identidade da empresa no portal da SEFAZ, prevenindo acessos não autorizados.
- Autenticidade na Consulta de NF-e – O certificado garante que a consulta de NF-e seja realizada pela empresa legítima, prevenindo fraudes.
- Download Seguro dos XMLs – O certificado garante a autenticidade e integridade dos XMLs baixados da SEFAZ.
É importante verificar a data de vencimento do Certificado Digital regularmente:
- Acompanhamento Proativo da Validade – A empresa deve monitorar a data de vencimento do certificado para evitar interrupções no acesso aos documentos fiscais.
- Notificações Automáticas – Plataformas como o Notafiscal.io podem enviar notificações automáticas para lembrar da data de vencimento do certificado.
- Renovação Antecipada – É recomendável renovar o certificado com antecedência para garantir a continuidade do acesso aos documentos fiscais.
Renove o Certificado Digital com antecedência para evitar interrupções no acesso aos documentos fiscais:
- Planejamento Estratégico – A empresa deve planejar a renovação do certificado com antecedência para evitar períodos sem acesso aos documentos fiscais.
- Renovação Online – Plataformas como o Notafiscal.io oferecem a opção de renovar o certificado digital online, de forma rápida e segura.
- Suporte Especializado – A plataforma oferece suporte especializado para auxiliar na renovação do certificado digital.
Monitore o Histórico de Consultas de NF-e de Forma Proativa:
- É importante monitorar o histórico de consultas de NFe para identificar possíveis falhas ou interrupções no processo
- Análise Detalhada do Histórico – A empresa deve analisar o histórico de consultas para verificar se todas as NFe foram consultadas e baixadas com sucesso.
- Identificação de Falhas e Interrupções – monitoramento permite identificar falhas na consulta ou download de NFe, possibilitando a correção rápida dos problemas.
- Detecção de Inconsistências – A análise do histórico pode detectar inconsistências na sequência do NSU, indicando possíveis problemas na consulta de NFe.
