A nota fiscal de exportação é indispensável para oficializar a saída de mercadorias do Brasil e a prestação de serviços para clientes estrangeiros. Esse tipo de documento é prático de preencher e possui uma carga tributária reduzida, o que facilita o processo.

Este guia completo irá te auxiliar nesse processo, detalhando cada etapa do processo e oferecendo orientações tanto para uma emissão manual quanto automatizada, garantindo que tudo seja feito de acordo com as exigências fiscais.

O que é a Nota Fiscal de Exportação?

A Nota Fiscal de Exportação é um documento oficial exigido para que empresas possam realizar a venda e a saída legalizada de mercadorias para fora do Brasil. Esse tipo de nota fiscal foi desenvolvido especialmente para exportações e apresenta características específicas que a diferenciam de outros tipos de notas fiscais usadas em operações domésticas.

Diferentemente de uma nota fiscal comum, a Nota Fiscal de Exportação possui campos próprios para inserir informações detalhadas sobre a operação de exportação, como o país de destino, o tipo de mercadoria, o valor da operação em moeda estrangeira e outros detalhes importantes para a transação. Esses campos específicos têm como objetivo garantir que as mercadorias estejam em conformidade com as exigências da Receita Federal e das autoridades aduaneiras.

Esse documento é utilizado para formalizar a exportação de bens e produtos, comprovando a sua legalidade e, ao mesmo tempo, atendendo aos requisitos fiscais e tributários. Em operações de exportação, a nota fiscal de exportação representa uma documentação central, pois é por meio dela que o Fisco monitora a circulação de mercadorias que saem do país.

O Papel da Nota Fiscal na Regularidade da Exportação

A Nota Fiscal de Exportação é fundamental para garantir a legalidade e a transparência das operações de exportação. Por meio desse documento, o governo pode controlar e acompanhar o fluxo de mercadorias que deixam o Brasil, o que é crucial para questões de segurança, controle fiscal e comércio internacional. Além disso, a emissão correta dessa nota é essencial para evitar problemas com o Fisco, que pode interpretar a ausência ou o preenchimento incorreto dela como sonegação de impostos ou até mesmo contrabando.

Essa nota também facilita o processo de exportação ao reunir todas as informações em um único documento. Dados como tipo de produto, valor da carga e destino da mercadoria são centralizados para que as autoridades possam verificar a conformidade da operação de forma mais ágil e eficiente. A nota fiscal de exportação, então, representa um meio pelo qual a empresa exportadora comprova sua regularidade e cumpre as exigências legais da operação.

Integração com a Declaração Única de Exportação (DU-E)

Desde 2018, a Nota Fiscal de Exportação é integrada à Declaração Única de Exportação (DU-E), que faz parte do Novo Processo de Exportação no Brasil. Esse processo foi implementado para simplificar e centralizar as informações sobre as exportações, e a DU-E substitui documentos antigos, como o Registro de Exportação (RE) e a Declaração de Exportação (DE). Com a integração entre a nota fiscal de exportação e a DU-E, o processo se torna mais rápido e eficiente, pois os dados são transferidos automaticamente entre os documentos.

Essa integração também ajuda a reduzir o tempo e os custos das operações, uma vez que, com a DU-E, os exportadores têm um fluxo de trabalho mais enxuto e menos burocrático. Para as empresas, isso representa uma vantagem competitiva, pois simplifica a logística e facilita o atendimento às demandas do mercado internacional.

Finalidade e Benefícios para as Empresas Exportadoras

Além de garantir a conformidade fiscal, a Nota Fiscal de Exportação oferece benefícios significativos para as empresas que desejam expandir seus negócios para o mercado internacional. Ao emitir corretamente a nota fiscal de exportação, a empresa demonstra que está alinhada com as regulamentações brasileiras, o que facilita o relacionamento com parceiros internacionais. A regularidade fiscal é um fator importante para empresas estrangeiras, que preferem trabalhar com fornecedores que seguem as normas e possuem documentação adequada.

Além disso, ao emitir a Nota Fiscal de Exportação, a empresa pode usufruir de incentivos fiscais específicos para exportadores. Em algumas situações, mercadorias destinadas à exportação podem ter isenção ou redução de impostos, como o ICMS e o IPI, o que contribui para diminuir os custos operacionais e tornar a empresa mais competitiva. Dessa forma, a nota fiscal de exportação não apenas cumpre uma exigência legal, mas também oferece vantagens financeiras para a empresa.

Principais Elementos da NF-E

A Nota Fiscal de Exportação contém diversos campos específicos que devem ser preenchidos corretamente para garantir a conformidade da operação. Alguns dos principais elementos presentes nesse documento são:

1. Identificação do Destino: É necessário informar o país para o qual a mercadoria será exportada. Esse dado é essencial, pois permite que a Receita Federal rastreie o fluxo de exportação e o destino dos produtos brasileiros.
2. Valor da Mercadoria: O valor das mercadorias deve ser indicado em moeda estrangeira, de acordo com o contrato de exportação. A Receita Federal exige que esse valor seja descrito claramente para evitar possíveis divergências durante o despacho.
3. Impostos e Alíquotas: Embora algumas operações de exportação sejam isentas de certos impostos, a nota fiscal deve incluir informações sobre os tributos aplicáveis, como ICMS e IPI, especialmente quando há recolhimento diferenciado para exportação.
4. Descrição dos Produtos: É importante detalhar os produtos a serem exportados, incluindo características, quantidade e outros dados específicos que facilitam a identificação e avaliação da mercadoria.
5. CFOP: O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é utilizado para identificar o tipo de operação. Nas exportações, há CFOPs específicos que devem ser utilizados para garantir que a transação seja classificada corretamente.
6. Peso e Volume: Informar o peso e o volume total dos produtos a serem exportados é essencial para o cálculo do transporte e para que as autoridades aduaneiras verifiquem a compatibilidade das informações.

Cada um desses elementos desempenha um papel essencial na conformidade da nota fiscal de exportação, e o preenchimento correto de todos os campos é indispensável para o sucesso da operação. Erros ou omissões nesses dados podem atrasar a liberação da mercadoria e até mesmo levar a penalidades fiscais.

Impostos na Nota Fiscal de Exportação

A Nota Fiscal de Exportação, assim como outras operações fiscais, envolve a aplicação de impostos específicos. No entanto, para incentivar o comércio exterior, o Brasil oferece certos benefícios fiscais que isentam ou reduzem a carga tributária sobre produtos exportados. A seguir, detalho os principais impostos relacionados à exportação, seus impactos e como eles são tratados na emissão da nota fiscal.

Isenção e Benefícios Fiscais

Em exportações, produtos destinados ao mercado externo são, em sua maioria, isentos de tributos nacionais. Essa política tem o objetivo de fortalecer a competitividade das empresas brasileiras no mercado global. Ao reduzir ou eliminar a carga tributária sobre as mercadorias exportadas, o governo incentiva a expansão comercial internacional, tornando os produtos mais atraentes e com preços mais competitivos em relação aos produtos de outros países. Essa isenção é fundamentada no princípio de que os tributos devem incidir apenas sobre mercadorias consumidas no próprio território nacional.

Principais Tributos Envolvidos

Apesar de a exportação ter certos benefícios fiscais, é essencial entender quais impostos normalmente incidem sobre mercadorias e como eles se aplicam (ou são dispensados) nas operações de exportação.

• ISS (Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza)O ISS é um imposto municipal cobrado sobre a prestação de serviços, variando de acordo com a alíquota de cada município. Em operações de exportação de serviços, o ISS também pode ser isento, desde que o serviço seja efetivamente realizado para um cliente estrangeiro e o pagamento seja feito do exterior. No caso da exportação de mercadorias, o ISS não se aplica, pois é um imposto destinado exclusivamente a serviços. No entanto, quando uma empresa exporta serviços para o exterior, como consultoria ou desenvolvimento de software, é possível obter isenção de ISS mediante o cumprimento de requisitos específicos determinados pela legislação municipal.
• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)O ICMS é um dos principais impostos estaduais no Brasil, e incide sobre a circulação de mercadorias e alguns serviços. Nas operações de exportação, o ICMS geralmente é isento para produtos que saem do território brasileiro com destino ao exterior. Essa isenção visa evitar a tributação em “efeito cascata”, ou seja, a aplicação de impostos sobre a mesma mercadoria em diferentes etapas de sua movimentação. A isenção de ICMS em exportação é concedida automaticamente, mas é essencial que a nota fiscal seja preenchida corretamente, informando o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) adequado para exportação. Isso assegura que a operação seja caracterizada corretamente como exportação e que a isenção de ICMS seja aplicada sem problemas.
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)O IPI é um imposto federal aplicado sobre produtos industrializados, tanto nacionais quanto importados. Ele incide sobre a saída de produtos das indústrias e é cobrado com base no valor da mercadoria. Para exportações, o IPI também é isento. Essa isenção vale tanto para produtos que serão exportados diretamente quanto para os que passam por zonas de exportação como as Zonas Francas. No caso de produtos industrializados que são destinados ao exterior, o IPI não é aplicado, o que reduz o custo final da operação e contribui para a competitividade do produto no mercado internacional.
• PIS/PASEP e COFINS (Programas de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público / Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)PIS/PASEP e COFINS são contribuições sociais que incidem sobre a receita bruta das empresas e têm como objetivo financiar a seguridade social no Brasil. Assim como o ICMS e o IPI, ambas são isentas em operações de exportação. A isenção de PIS e COFINS nas exportações visa diminuir a carga tributária sobre as empresas exportadoras, permitindo que o custo total da mercadoria seja reduzido. Essa medida é especialmente importante para empresas que buscam competir com outros países, onde os produtos podem ter isenções fiscais similares.

Outras Considerações sobre Tributos em Exportação

Embora a maioria dos impostos seja isenta para exportação, o processo de emissão da Nota Fiscal de Exportação ainda exige o correto preenchimento dos dados fiscais. Para que a Receita Federal e o Fisco reconheçam a operação como exportação, é necessário informar todos os códigos fiscais específicos, como o CFOP, que identifica o tipo de operação, e o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que detalha a classificação da mercadoria.

Outro ponto importante é que, embora os impostos sejam isentos, as empresas precisam manter registros organizados das notas fiscais de exportação. Em uma eventual auditoria, a ausência de documentação adequada pode ser interpretada como sonegação ou evasão fiscal. Para evitar problemas, o ideal é utilizar um sistema de gestão que facilite o preenchimento e armazenamento das notas fiscais de exportação.

Incentivos Adicionais para Exportadores

Além das isenções fiscais, o governo brasileiro também oferece incentivos específicos para exportadores, como regimes aduaneiros especiais. Um exemplo é o regime Drawback, que permite a suspensão ou isenção de tributos sobre insumos importados usados na fabricação de produtos destinados à exportação. Esse tipo de benefício é uma vantagem para as empresas, pois reduz ainda mais os custos de produção e aumenta a margem de lucro nas vendas internacionais.

Outro regime especial é o Reintegra, que visa restituir parte dos tributos pagos pela empresa exportadora durante o processo produtivo. Esse programa é um incentivo adicional para indústrias que exportam seus produtos, pois ajuda a compensar custos internos e torna o produto mais competitivo no mercado externo.

CFOPs na NF-E

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) é um elemento essencial na emissão de notas fiscais, incluindo a Nota Fiscal de Exportação. Esse código tem a função de classificar a natureza da operação fiscal, indicando ao Fisco o tipo de transação realizada, seja ela uma venda, uma compra, um retorno ou uma transferência. No contexto da exportação, o CFOP especifica que a operação envolve a saída de mercadorias para o mercado externo.

O CFOP é fundamental para que a Receita Federal e as autoridades aduaneiras identifiquem rapidamente a finalidade da operação e a tratem como exportação, aplicando as isenções e benefícios fiscais correspondentes. Abaixo, vamos detalhar como os CFOPs funcionam, quais são os códigos principais para exportação e a importância do preenchimento correto desse campo para evitar problemas fiscais.

O Que é o CFOP?

O CFOP é um código numérico composto por quatro dígitos que define o tipo de operação fiscal realizada pela empresa. Esse código é atribuído de acordo com o destino da mercadoria e o objetivo da transação. Nas operações de exportação, o CFOP se torna ainda mais importante, pois permite a identificação automática de que se trata de uma operação internacional e, com isso, a aplicação das isenções fiscais pertinentes.

Na prática, o CFOP facilita a categorização das operações fiscais, tanto para o controle da empresa quanto para o monitoramento do Fisco. Cada CFOP corresponde a uma operação específica, e o uso correto do código é obrigatório. No caso de operações de exportação, utilizar o CFOP adequado garante que a operação seja reconhecida como isenta de certos impostos, como o ICMS e o IPI.

Estrutura do CFOP

Os quatro dígitos do CFOP seguem uma lógica específica que ajuda a classificar a operação. O primeiro dígito indica o tipo de operação, sendo que:

• 3 para operações de entrada de mercadorias ou prestações de serviço no estado;
• 5 e 6 para operações internas e interestaduais, respectivamente;
• 7 para operações de exportação.

Portanto, nas operações de exportação, o primeiro dígito do CFOP sempre será 7, sinalizando que se trata de uma saída de mercadorias para o exterior. Os três dígitos seguintes detalham o tipo exato de operação de exportação, como exportação direta, indireta ou vendas para o comércio exterior via empresas intermediárias.

Principais CFOPs para Exportações

Abaixo, destacam-se os principais CFOPs, retirados do site da SEFAZ, usados em operações de exportação e suas aplicações específicas:

1. CFOP 7.101 – Venda de Produção Própria ou de Terceiros Destinada ao Exterior. Esse CFOP é utilizado para vendas de produtos acabados, fabricados pela própria empresa ou adquiridos de terceiros, que são destinados diretamente ao exterior. Esse código é um dos mais comuns nas operações de exportação e cobre as transações que não envolvem intermediários.
2. CFOP 7.102 – Venda de Mercadoria Adquirida ou Recebida de Terceiros Destinada ao Exterior. O CFOP 7.102 aplica-se a mercadorias compradas de fornecedores e revendidas para o exterior, sem que a empresa exportadora tenha modificado o produto. Esse código é utilizado por empresas que funcionam como distribuidoras, comprando mercadorias de terceiros e enviando-as diretamente para o exterior.
3. CFOP 7.127 – Remessa de Mercadoria por Conta e Ordem de Terceiros para Formação de Lote de Exportação. Esse CFOP é utilizado quando a empresa realiza a remessa de mercadorias para formação de um lote de exportação, por conta e ordem de terceiros. Esse código é importante em operações de exportação que envolvem consolidação de carga em um local específico antes do envio internacional.
4. CFOP 7.501 – Exportação de Mercadorias Recebidas com Fim Específico de Exportação. Este CFOP é utilizado em operações de exportação indireta, onde a mercadoria foi adquirida com o objetivo específico de exportação, e posteriormente enviada para o exterior. Normalmente, esse código é usado em transações entre uma empresa fabricante e uma trading company, onde a mercadoria é comprada com o fim exclusivo de exportação.
5. CFOP 7.949 – Outras Saídas de Mercadorias Destinadas ao Exterior. Este é um CFOP genérico usado para operações de exportação que não se encaixam nas descrições anteriores. Ele cobre uma variedade de saídas para o exterior que não podem ser classificadas de forma mais específica.

Importância de Usar o CFOP Correto

A correta classificação do CFOP na Nota Fiscal de Exportação é essencial para garantir que a operação seja considerada uma exportação oficial e para que a empresa exportadora se beneficie das isenções fiscais aplicáveis. O uso incorreto do CFOP pode levar a problemas com o Fisco, como a tributação indevida da mercadoria, além de atrasos no processo de despacho aduaneiro.

Além disso, o preenchimento correto do CFOP é fundamental para evitar multas e sanções fiscais. Em uma eventual fiscalização, o Fisco pode considerar uma operação como irregular se identificar erros no CFOP, o que pode gerar complicações legais para a empresa. Portanto, é sempre recomendável que o preenchimento da Nota Fiscal de Exportação, incluindo a escolha do CFOP, seja feito com atenção e, de preferência, com o auxílio de um sistema de gestão que automatize esse processo.

Como Preencher os Valores e Montar a NF-E

Preencher corretamente os valores e montar a Nota Fiscal de Exportação é essencial para que a operação seja processada de maneira regular e para evitar problemas com o Fisco. Abaixo, seguem as orientações para o preenchimento dos principais campos de uma nota fiscal de exportação, incluindo a especificação dos valores e como montar a nota de maneira adequada.

1. Informações da Empresa

A seção de cabeçalho da nota fiscal começa com as informações da empresa exportadora. Inclua:

• Nome da empresa e razão social;
• Endereço completo da sede da empresa, com cidade, estado e país;
• Inscrição estadual e CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica);
• Contato: telefone, e-mail e outros dados relevantes para contato.

Esses dados são importantes para identificar a empresa responsável pela exportação e garantir a validade da operação.

2. Dados do Cliente/Importador

Na sequência, registre as informações do cliente estrangeiro que vai receber a mercadoria. Preencha:

• Nome ou razão social do cliente;
• Endereço completo, incluindo país de destino;
• Número de identificação fiscal ou equivalente do país de destino;
• Contato: e-mail e telefone para comunicação.

Essas informações são fundamentais para a correta identificação do cliente no processo aduaneiro.

3. Detalhamento dos Produtos

Nesta seção, cada item exportado deve ser descrito de maneira detalhada. Inclua:

• Descrição do produto: informe de maneira precisa o nome e características do item;
• Quantidade: registre a quantidade de cada item exportado;
• Unidade de medida: por exemplo, kg, unidade, metro, etc.;
• Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): este código classifica o produto de acordo com o sistema de tributação internacional;
• Valor unitário e valor total: multiplique a quantidade pelo valor unitário de cada item.

É essencial ser preciso nessa etapa, pois qualquer erro pode resultar em problemas com o cálculo de impostos e taxas.

4. Impostos e Benefícios Fiscais

Na exportação, alguns impostos aplicáveis às operações nacionais são isentos. No entanto, ainda é necessário registrar esses impostos na nota, indicando a isenção. Os principais impostos são:

• ICMS: informe o valor e a isenção do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, geralmente isento em exportações;
• IPI: o Imposto sobre Produtos Industrializados também costuma ser isento, mas deve ser registrado;
• PIS/PASEP e COFINS: ambos têm isenção em exportações, mas são listados na nota para que conste a base de cálculo.

No campo de cada imposto, selecione as opções de isenção ou de não aplicabilidade. Esse preenchimento é essencial para a regularidade fiscal da operação.

5. CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações)

O CFOP identifica a natureza da operação. Para exportação, o CFOP sempre inicia com o dígito 7 e representa a saída de mercadorias para o exterior. Os códigos mais comuns são:

• 7.101 para exportação direta de produção própria;
• 7.102 para exportação de mercadorias adquiridas de terceiros;
• 7.501 para exportação indireta via trading.

Escolher o CFOP correto é crucial para evitar problemas com a Receita Federal e garantir que a operação seja enquadrada como exportação.

6. Valor Total da Nota

No campo de valor total, preencha o montante acumulado da soma de todos os itens, aplicando as isenções fiscais. Verifique o valor de cada item e assegure-se de que o cálculo do valor total da nota está correto.

Se houver descontos ou acréscimos, registre-os nos campos específicos. A base de cálculo dos impostos deve refletir o valor total após qualquer ajuste.

7. Observações Adicionais

Na seção de observações, inclua informações que possam facilitar o processo de exportação e aduaneiro, como:

• Dados específicos sobre a operação de exportação;
• Informações adicionais exigidas pelo país de destino;
• Qualquer observação relevante sobre os impostos ou o produto.

Esse campo é opcional, mas adicionar detalhes pode ajudar a evitar confusões durante o despacho da mercadoria.

8. Assinaturas e Conferência Final

Após o preenchimento dos campos anteriores, revise a nota fiscal para garantir que todos os dados estão corretos. Essa revisão inclui verificar os valores, a descrição dos produtos, os impostos e os CFOPs. Por fim:

• Inclua as assinaturas e os dados de contato da empresa responsável pela emissão;
• Confirme o envio e o arquivamento da nota fiscal.

Uma nota fiscal de exportação corretamente preenchida é crucial para assegurar que a operação de exportação seja realizada de acordo com as normas fiscais, evitando problemas como multas ou retenção de mercadorias pela Receita Federal.

Conclusão

A Nota Fiscal de Exportação, portanto, vai além de um simples documento de transação: ela é uma ferramenta que formaliza a operação, garantindo que todos os requisitos fiscais sejam atendidos e permitindo à empresa se beneficiar de incentivos e isenções tributárias. Esses benefícios fiscais e isenções são estratégias para reduzir o impacto dos tributos sobre os produtos exportados, promovendo o desenvolvimento do comércio exterior brasileiro e incentivando as empresas a se inserirem no mercado internacional.

A compreensão correta dos impostos envolvidos na exportação é essencial para evitar erros e problemas com o Fisco. Em um cenário global competitivo, esses incentivos fiscais desempenham um papel fundamental na construção da competitividade das empresas brasileiras, permitindo que elas ampliem seus mercados sem serem sobrecarregadas por tributos excessivos.

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