As Notas Fiscais (NF) são instrumentos que, além de facilitar o gerenciamento financeiro, também proporcionam insights fundamentados sobre tributação e receita.
Vamos examinar como uma análise cuidadosa das NF-e pode revolucionar os processos internos e aprimorar as operações em várias áreas.
Desde a aplicação na verificação de pedidos e recebimento de mercadorias, até a avaliação dos custos com fornecedores, pagamentos e conformidade tributária.
Apresentaremos estratégias práticas para otimizar a eficiência em sua empresa.
Descubra como incorporar as NF-e como parceiras em suas atividades diárias. Isso garante não apenas a conformidade legal, mas também impulsiona a agilidade e a segurança nas rotinas corporativas.
Notas Fiscais: Instrumentos de Gestão e Administração
As Notas Fiscais (NF) são documentos essenciais para a gestão e administração de qualquer empresa. Elas não apenas registram as transações comerciais, mas também fornecem informações valiosas para a tomada de decisões estratégicas. Além disso, essas informações ajudam a identificar oportunidades de melhoria e a otimizar recursos. Uma análise cuidadosa das NF pode ajudar as empresas a:
- Gerenciamento financeiro: As NF fornecem dados sobre receitas, custos e despesas, que podem ser usados para elaborar orçamentos, acompanhar o desempenho financeiro e identificar áreas de oportunidades de melhoria.
- Aprimorar a conformidade tributária: As NF são fundamentais para garantir a conformidade tributária das empresas. É importante emitir e armazenar as Notas Fiscais corretamente e de forma organizada para evitar multas e penalidades.
- Agilizar as operações: As NFs podem ser usadas para automatizar processos, como a verificação de pedidos, o recebimento de mercadorias e o pagamento de fornecedores. Isso pode ajudar as empresas a economizar tempo e recursos.
Como incorporar as Notas Fiscais na gestão e administração
Para incorporar as NF na gestão e administração, as empresas devem seguir alguns passos:
- Estabelecer um processo de emissão e armazenamento de NFs eficiente: As NF devem ser emitidas corretamente e armazenadas de forma segura e organizada.
- Implementar um sistema de gestão que permita a análise das NFs: Um sistema de gestão pode ajudar as empresas a identificar tendências e padrões nas informações das NF, o que pode ser usado para melhorar a tomada de decisões.
- Treinar os funcionários sobre a importância das NFs: Os funcionários devem ser conscientizados sobre a importância das NF e sobre como elas podem ser usadas para melhorar a gestão e administração da empresa.
Quais setores administrativos podem aproveitar os benefícios das Notas Fiscais?
A administração de uma empresa envolve inúmeras atividades. Por exemplo, os setores de BackOffice estão sempre fortemente vinculados à estrutura organizacional da companhia. Além disso, eles desempenham um papel crucial na eficiência operacional e no suporte às atividades principais da empresa.
No entanto, diversas rotinas precisam ser seguidas em todos os setores. A maioria dessas rotinas envolve o controle e a avaliação de custos.
Essa abordagem permite uma compreensão mais clara das finanças da empresa.
Isso se deve ao fato de que, atualmente, qualquer mercadoria que ingressa na empresa passa por uma operação de compra. Além disso, essa operação deve ser formalizada por meio da emissão da Nota Fiscal, garantindo a conformidade com as exigências legais.
Da mesma maneira, as empresas oficializam todas as transações de venda ou prestação de serviços pela emissão de:
- NF-e : Nota Fiscal Eletrônica;
- NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica;
- NFC-e: Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
Isso nos permite avaliar a receita bruta da empresa e acompanhar o movimento do estoque.
Ao realizar uma análise apropriada das emissões de NF-e, podemos identificar vários indicadores corporativos, abrangendo desde aspectos tributários até o controle da receita.
Para ilustrar a integração das Notas Fiscais à rotina de escritório, apresentamos algumas atividades administrativas.
Essas atividades aprimoram processos e controles internos. Confira a seguir:
Verificação de pedidos e recebimento de produtos
É de extrema importância acompanhar de perto nossos pedidos, assim como receber todas as Notas Fiscais de entrada, pois é a partir do recebimento dessas notas que ocorre a inclusão das mercadorias no estoque.
Esse processo de inclusão alimenta créditos tributários e possibilita o pagamento aos fornecedores. O momento de receber a mercadoria é crucial para verificar a integridade da Nota Fiscal.
A equipe deve realizar a conferência minuciosamente para evitar erros de emissão, trocas de pedidos ou falhas na entrega. Para auxiliar nesse processo, destacamos os principais pontos de possíveis erros. Assim, você poderá ficar atento e evitar falhas.
Esses erros podem incluir:
- Emissão para outra filial ou empresa do mesmo grupo econômico.
- Discrepância na quantidade carregada no caminhão em relação ao que consta na NF-e.
- Divergência entre o pedido de compra e a NF-e recebida.
- Emissão de NF-e com valores diferentes do acordado com o departamento responsável pela compra.
- Tributação incorreta, como a aplicação de redução de base de cálculo ou erro na classificação do NCM.
Portanto, é sempre crucial consultar a NF-e no portal Nacional para verificar sua autorização e autenticidade. Você pode realizar essa consulta por meio do site da fazenda:
Revisão de despesas e custos relativos aos fornecedores
O controle administrativo dos custos representa uma das métricas e indicadores mais cruciais para uma empresa. Esses custos podem ser discernidos e mensurados por meio de comparações entre os fornecedores, e a NFe pode ser uma aliada valiosa nesse processo.
Nesse contexto, as Notas Fiscais atuam como suporte fiscal e documental para a análise administrativa, permitindo-nos identificar o custo de aquisição de cada mercadoria, bem como sua procedência, seja por estado ou categoria de fornecedor.
Uma abordagem administrativa para analisar o custo de aquisição por fornecedor é extrair os registros de recebimento de Notas Fiscais de entrada. Podemos filtrar esses dados por fornecedor, unidade federativa, regime tributário, custo de aquisição e NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul).
Com essas informações em mãos, podemos determinar qual fornecedor apresenta valores de venda mais vantajosos, por exemplo. Essa análise administrativa é fundamental para a gestão eficiente dos recursos e para tomadas de decisão embasadas em dados concretos.
Revisão Registro de Pagamento a Fornecedores
É sabido que todas as aquisições da empresa, seja para revenda de mercadorias, composição de ativo imobilizado ou uso interno, devem ser devidamente registradas por meio de Notas Fiscais eletrônicas (NF-es). É obrigatório registrar essas NF-es no SPED ICMS/IPI. Isso proporciona suporte ao fluxo e controle do departamento de contas a pagar.
Ao utilizar o recebimento fiscal como referência para o pagamento aos fornecedores, asseguramos a liquidação correta de todas as NF-es.
É crucial observar que, como contribuinte destinatário, a escrituração fiscal é uma obrigação, uma vez que a ausência de registro de NF-es de entrada sujeita a empresa a possíveis infrações fiscais.
Revisão Conferência de Tributos
O arquivo XML, autorizado pela Secretaria de Fazenda, é a base para os cruzamentos fiscais e contábeis realizados pelas Receitas estadual, federal e municipal. Para evitar inconsistências nas auditorias e cruzamentos feitos pelos órgãos reguladores, os contribuintes podem realizar sua própria conferência tributária.
Nesse contexto administrativo, analisaremos duas situações que ilustram essa prática. Na primeira situação, a Nota Técnica 2013/006 introduziu regras específicas para a conferência da alíquota de 4% em operações interestaduais com mercadorias importadas. Essa verificação administrativa é fundamental para garantir a adequação às normas fiscais.
Na segunda situação administrativa, a implementação de campos específicos destina-se a trazer informações do Fundo de Combate à Pobreza (FECP), exigindo cuidados na inserção de valores nos campos corretos da nota fiscal. Essas práticas administrativas garantem conformidade com as regulamentações fiscais e contribuem para a eficácia do controle tributário e contábil.
